让自费出国留学人员比较头疼的一个重要问题就是本人档案的存放和管理。尤其是高校在校生、研究生和虽已毕业但未参加毕业分配的高校毕业生、毕业研究生，自动离职人员、辞职人员、高中毕业生、高中在校生等，他们或者尚未参加工作（无就业身份），或虽曾参加工作但已和原单位脱离关系，大都因此失去了干部身份。人才交流中心、国家机关、企事业单位均不能接管他们的档案，将档案存到街道又会为日后回国就业带来很多麻烦和困难。为了解决留学人员的后顾之忧，经国家主管部门批准，教育部留学服务中心于1997年成立了“留学人员档案管理办公室”（以下简称“留学人员档案室”），专门从事留学人员档案的管理工作，使出国留学人员遇到的有关问题迎刃而解。
服务对象
-国家公派本科生和在校研究生以及已和原单位脱离关系的其他原公派留学人员；
-自费出国留学人员，包括在校高中生、高中毕业生、高等学校在校大学生、研究生、高校毕业生、毕业研究生，辞职或离职的原公职人员以及出国探亲、访友、陪读、移民等改为自费留学的人员；
-赴中国香港和澳门学习的本科生和研究生；
-赴新加坡等国家留学的奖学金生；
-暂未在国内落实工作单位的留学回国人员；
-虽已落实工作单位，但因无就业身份和当地户口，单位尚不能接收其档案人员。
办理存档的程序
按照本人自愿、单位同意的原则办理存档手续，具体程序如下：
1、申请存档人员须持本人护照（如需通过留学人员档案室申办因私护照者，需携带本人身份证、户口卡）入学证明、及原单位介绍信办理存档手续。
2、经核符合存档条件者，档案室发调档函调档；
3、与存档人员签订存档合同书；
4、存档人员按规定交纳档案管理费。
如申请者已在国外，委托他人代办者，需出具本人签名的代办委托书、护照及入学证明的复印件，由代办人持个人有效证件办理。
调档手续
存档期间的服务
-协助具有大专以上学历人员办理自费留学资格审查；
-办理申办护照和因私赴港、澳通行证的政审手续；
-开具出生、亲属关系、未犯罪、学历、经历等有关人事证明；